Wozu dient die Arbeitsmappe?

Die Arbeitsmappe ist ein Sammelort für Ihre Akten, mit denen Sie aktuell arbeiten. Um mit einer Akte zu arbeiten, müssen Sie diese aus dem Archiv holen, genauso wie Sie das mit einer Papierakte machen würden. Dieses „Holen“ einer Akte machen Sie in docuvita online mit der Funktion „Einhängen“. Nachdem Sie die gewünschte Akte gefunden und eingehängt haben, erscheint diese in der Arbeitsmappe. Alle eingehängten Akten sind dort nach Aktentyp (z.B. Adressakte, Personalakte, Projektakte etc.) zur besseren Übersicht gruppiert. Sobald Sie mit der Arbeit mit einer Akte fertig sind und diese nicht mehr benötigen, können Sie diese wieder „aushängen“.

Akten, die nicht in Ihrer Arbeitsmappe sichtbar sind, sind aber dennoch in docuvita jederzeit recherchierbar. Wenn Sie über die Suchfunktion nach Begriffen suchen, die in einer Akte vorkommen, so wird das Dokument – und somit auch die Akte – immer gefunden, auch wenn die Akte nicht eingehängt ist. docuvita zeigt ihnen bei den Suchergebnissen zu jedem Treffer auch an, wo (in welcher Akte) das Dokument gespeichert ist. Die Akte können Sie dann ohne Umwege direkt in Ihre Arbeitsmappe einhängen.