Vertragsbedingungen

Allgemeine Vertragsbedingungen SaaS

Software-as-a-Service docuvita DMS-System (docuvita online)

1. Allgemein

Diese Vertragsbedingungen regeln die Voraussetzungen für die Bereitstellung und Nutzung des docuvita Dokumentenmanagementsystems (DMS) sowie der für den Betrieb erforderlichen IT-Infrastruktur in Form einer Software-as-a-Service (SaaS).

2. Leistungen

Art und Umfang der vertraglichen Leistungen ergeben sich aus den Leistungspflichten des Anbieters (Leistungsbeschreibung der Standardleistungen, Anhang A). Der Anhang ist dem Dokument beigefügt und als solcher Bestandteil der Allgemeinen Vertragsbedingungen.

3. Nutzungsrecht

3.1 Der Kunde erhält das nicht ausschließliche, auf die Laufzeit dieses Vertrages zeitlich beschränkte Recht, auf das docuvita DMS mittels Telekommunikation und Internet-Browser zuzugreifen und die Funktionalitäten des docuvita DMS gemäß diesem Vertrag zu nutzen. Darüber hinausgehende Rechte, insbesondere an der Softwareapplikation, der Betriebssoftware oder der IT-Infrastruktur erhält der Kunde nicht.

3.2 Der Kunde ist nicht berechtigt, das docuvita DMS über die nach Maßgabe dieses Vertrages erlaubte Nutzung hinaus zu verwenden oder von Dritten nutzen zu lassen oder es Dritten zugänglich zu machen. Insbe-sondere ist es dem Kunden nicht gestattet, das docuvita DMS oder Teile davon zu vervielfältigen, zu veräu-ßern oder zeitlich begrenzt zu überlassen, vor allem nicht zu vermieten oder zu verleihen.

3.3 Für jeden Fall, in dem der Kunde die Nutzung des docuvita DMS durch Dritte oder durch nicht vom Kunden benannte Nutzer schuldhaft ermöglicht, hat der Kunde jeweils Schadensersatz in Höhe der Vergütung zu leisten, die im Falle des Abschlusses eines Vertrages während einer ordentlichen Vertragsdauer von 6 Monaten Mindestvertragsdauer für einen einzelnen Nutzer an-gefallen wäre. Der Nachweis, dass kein oder ein wesentlich geringerer Schaden vorliegt, bleibt dem Kunden vorbehalten. Der Anbieter bleibt berechtigt, einen weitergehenden Schaden geltend zu machen.

3.4 Im Falle einer unberechtigten Nutzungsüberlassung hat der Kunde dem Anbieter auf Verlangen unverzüglich sämtliche Angaben zur Geltendmachung der Ansprüche gegen den Nutzer zu machen, insbesondere dessen Namen und Anschrift mitzuteilen.

4. Datenschutz und Datensicherheit

4.1 Beide Parteien werden die jeweils anwendbaren, insbesondere die in Deutschland gültigen datenschutz-rechtlichen Bestimmungen beachten und ihre im Zusammenhang mit dem Vertrag eingesetzten Beschäftigten auf das Datengeheimnis nach § 5 BDSG verpflichten, soweit diese nicht bereits allgemein entsprechend ver-pflichtet sind.

4.2 Erhebt, verarbeitet oder nutzt der Kunde selbst oder durch den Anbieter personenbezogene Daten, so steht er dafür ein, dass er dazu nach den anwendbaren, insbesondere datenschutzrechtlichen Bestimmungen berechtigt ist und stellt im Falle eines Verstoßes den Anbieter von Ansprüchen Dritter frei.

4.3 Es wird klargestellt, dass der Kunde sowohl allgemein im Auftragsverhältnis als auch im datenschutzrechtlichen Sinne “Herr der Daten” bleibt (§ 11 BDSG). Er ist hinsichtlich der Verfügungsbefugnis und des Eigentums an sämtlichen kundenspezifischen Daten (eingegebene Daten, verarbeitete, gespeicherte Daten, ausgegebene Daten) Alleinberechtigter. Der Anbieter nimmt keinerlei Kontrolle der für den Kunden gespeicherten Daten und Inhalte bezüglich einer rechtlichen Zulässigkeit der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung vor; diese Verantwortung übernimmt ausschließlich der Kunde. Der Anbieter ist nur berechtigt, die kundenspezifischen Daten ausschließlich nach Weisung des Kunden (z.B. zur Einhaltung von Löschungs- und Sperrungspflichten) und im Rahmen dieses Vertrages zu verarbeiten und/oder zu nutzen; insbesondere ist es dem Anbieter verboten, ohne vorherige schriftliche Zustimmung kundenspezifischen Daten Dritten auf jedwede Art zugänglich zu machen. Dies gilt auch, wenn und soweit eine Änderung oder Ergänzung der kundenspezifischen Daten erfolgt. Hingegen ist der Anbieter im Rahmen des datenschutzrechtlich Zulässigen während der Geltung dieses Vertrages zur Verarbeitung und Verwendung der Daten des Kunden (z.B. Abrechnungsdaten zwecks Abrechnung von Leistungen gegenüber Kunde) berechtigt.

4.4 Die docuvita DMS, Server und Betriebssoftware sowie sonstige Systemkomponenten werden in einem Rechenzentrum von Dritten betrieben. Der Anbieter kann Unteraufträge vergeben, hat aber dem Unterauftrag-nehmer die der Vorziffer (Auftragsdatenverwaltung) entsprechenden Verpflichtungen aufzuerlegen.

4.5 Der Anbieter trifft die technischen und organisatorischen Sicherheitsvorkehrungen und Maßnahmen gemäß der Anlage zu § 9 BDSG.

Der Kunde ist grundsätzlich nicht berechtigt, Zugang zu den Räumlichkeiten mit der Softwareapplikation, Server und Betriebssoftware sowie sonstigen Systemkomponenten von des docuvita DMS zu verlangen. Hiervon unberührt bleiben Zutrittsrechte des Datenschutzbeauftragten des Kunden nach schriftlicher Anmeldung zur Prüfung der Einhaltung der Erfordernisse gemäß Anlage zu § 9 BDSG sowie des sonstigen gesetz- und vertragskonformen Umgangs des Anbieters mit personenbezogenen Daten im Rahmen des Betriebs des docuvita DMS nach diesem Vertrag.

5. Pflichten und Obliegenheit des Kunden

Der Kunde wird die ihn zur Leistungserbringung und -abwicklung dieses Vertrages treffenden Pflichten erfüllen. Er wird insbesondere

5.1 die vereinbarten Preise fristgerecht zahlen. Für jede nicht eingelöste bzw. zurückgereichte Lastschrift hat der Kunde in dem Umfang, wie er das kostenauslösende Ereignis zu vertreten hat, die dem Anbieter entstandenen Kosten zu erstatten. Der Anbieter wird für zurückgereichte Lastschriften eine Bearbeitungsgebühr i.H.v. 15,00 € berechnen.

5.2 die von ihm für die Nutzung des docuvita DMS vorgesehene Nutzerzahl benennen. Der Kunde verpflichtet sich ferner, dem Anbieter jede durch Organisationsveränderungen, Mitarbeiterwechsel o.ä. hervorgerufene Veränderung in der Nutzerzahl mitzuteilen;

5.3 die ihm bzw. den Nutzern zugeordneten Nutzungs- und Zugangsberechtigungen sowie Identifikations- und Authentifikations-Sicherungen vor dem Zugriff durch Dritte schützen und nicht an unberechtigte Nutzer weiter-geben;

5.4 dafür Sorge tragen, dass alle gewerblichen Schutz- und Urheberrechte beachtet werden;

5.5. die erforderliche Einwilligung des jeweils Betroffenen einholen, soweit er im Rahmen der Nutzung von des docuvita DMS personenbezogene Daten erhebt, verarbeitet oder nutzt und kein gesetzlicher Erlaubnistatbe-stand eingreift;

5.6 das docuvita DMS nicht missbräuchlich nutzen oder nutzen lassen, insbesondere keine Informationsangebote mit rechts- oder sittenwidrigen Inhalten übermitteln oder auf solche Informationen hinweisen, die der Volksverhetzung dienen, zu Straftaten anleiten oder Gewalt verherrlichen oder verharmlosen, sexuell anstößig bzw. pornographisch sind, geeignet sind, Kinder oder Jugendliche sittlich schwer zu gefährden oder in ihrem Wohl zu beeinträchtigen oder das Ansehen des Anbieters schädigen können;

5.7 den Versuch unterlassen, selbst oder durch nicht autorisierte Dritte Informationen oder Daten unbefugt ab-zurufen oder in Programme, die vom Anbieter betrieben werden einzugreifen oder eingreifen zu lassen oder in Datennetze des Anbieters unbefugt einzudringen;

5.8 den möglichen Austausch von elektronischen Nachrichten nicht missbräuchlich für den unaufgeforderten Versand von Nachrichten oder Informationen an Dritte zu Werbezwecken (Spamming) nutzen;

5.9 den Anbieter von sämtlichen Ansprüchen Dritter freistellen, die auf einer rechtswidrigen Verwendung des docuvita DMS durch ihn beruhen oder mit seiner Billigung erfolgen oder die sich insb. aus datenschutzrechtlichen, urheberrechtlichen oder sonstigen rechtlichen Streitigkeiten ergeben, die mit der Nutzung des docuvita DMS verbunden sind. Erkennt der Kunde oder muss er erkennen, dass ein solcher Verstoß droht, besteht die Pflicht zur unverzüglichen Unterrichtung des Anbieters;

5.10 nach Abgabe einer Störungsmeldung (vgl. Leistungsbeschreibung) dem Anbieter die durch die Überprüfung entstandenen Aufwendungen ersetzen, wenn sich nach der Prüfung herausstellt, dass keine Störung der technischen Einrichtungen des Anbieters vorlag und der Kunde dies bei zumutbarer Fehlersuche hätte erkennen können;

5.11 die von ihm gemäß § 1 berechtigten Nutzer verpflichten, ihrerseits die für die Nutzung des docuvita DMS in § 5.3 bis 5.8 aufgeführten Bestimmungen einzuhalten;

5.12 bis zum Zeitpunkt der Beendigung des Vertrages seine im System vorhandenen Datenbestände durch Download zu sichern, da nicht ausgeschlossen werden kann, dass nach Beendigung des Vertrages auf diese Datenbestände kein Zugriff durch den Kunden mehr möglich ist.

6. Vertragswidrige Nutzung

6.1 Der Anbieter ist berechtigt, bei rechtswidrigem Verstoß des Kunden oder der von ihm benannten Nutzer gegen eine der in diesem Vertrag festgelegten wesentlichen Pflichten, insb. bei Verstoß gegen die in § 5.6. – 5.8 genannten Pflichten den Zugang zum docuvita DMS und zu dessen Daten zu sperren. Der Zugang wird erst dann wiederhergestellt, wenn der Verstoß gegen die betroffene wesentliche Pflicht dauerhaft beseitigt bzw. die Wiederholungsgefahr durch Abgabe einer angemessenen strafbewährten Unterlassungserklärung gegenüber dem Anbieter sichergestellt ist. Der Kunde bleibt in diesem Fall verpflichtet, die monatlichen Preise zu zahlen.

6.2 Der Anbieter ist berechtigt, bei einem Verstoß gegen § 5.6 – 5.8 die betroffenen Daten zu löschen.

6.3 Liegt in den Fällen des § 6.1 und § 6.2 ein schuldhafter Verstoß des Kunden vor, ist er zum Ersatz des entstandenen Schadens verpflichtet.

6.4 Im Falle eines rechtswidrigen Verstoßes gegen die in § 5.6 – 5.8 festgelegten Pflichten durch einen Nutzer hat der Kunde dem Anbieter auf Verlangen unverzüglich sämtliche Angaben zur Geltendmachung der Ansprü-che gegen den Nutzer zu machen, insbesondere dessen Namen und Anschrift mitzuteilen.

7. Zahlungsbedingungen

7.1 Sofern nicht anders vereinbart sind alle Nutzungsgebühren beginnend mit dem Tag der betriebsfähigen Bereitstellung, auf monatlicher Basis jeweils für den vergangenen Monat zu zahlen. Maßgeblich für die Berechnung des in Anspruch genommenen Speicherplatzes ist die Nutzung zum Abrechnungszeitpunkt.

7.2 Sonstige Preise sind nach Erbringung der Leistung zu zahlen.

7.3 Sofern kein Lastschrifteinzugsverfahren vereinbart ist, muss der Rechnungsbetrag spätestens am zehnten Tag nach Zugang der Rechnung auf dem in der Rechnung angegebenen Konto gutgeschrieben sein.

8. Verzug

8.1 Während eines Zahlungsverzugs in nicht unerheblicher Höhe ist der Anbieter berechtigt, den Zugang zum docuvita DMS und damit verbundenen Services zu sperren. Der Kunde bleibt in diesem Fall verpflichtet, die monatlichen Preise zu zahlen.

8.2 Kommt der Kunde für zwei aufeinander folgende Quartale mit der Bezahlung der Preise in Verzug, ist der Anbieter berechtigt, den Vertrag ohne Einhaltung einer Frist zu kündigen und einen sofort in einer Summe fälligen pauschalierten Schadensersatz in Höhe des Sechsfachen einer Monatsmiete zu verlangen.

8.3 Der Schadensbetrag ist höher oder niedriger anzusetzen, wenn der Anbieter einen höheren oder Kunde einen geringeren Schaden nachweist.

8.4 Die Geltendmachung weiterer Ansprüche wegen Zahlungsverzuges bleibt dem Anbieter vorbehalten.

8.5 Gerät der Anbieter mit der betriebsfähigen Bereitstellung in Verzug, so richtet sich die Haftung nach § 9. Der Kunde ist nur dann zum Rücktritt vom Vertrag berechtigt, wenn der Anbieter eine vom Kunden gesetzte angemessene Nachfrist nicht einhält.

9. Haftung

9.1 Der Anbieter haftet gegenüber dem Kunden bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit für alle von ihm sowie seinen gesetzlichen Vertretern oder Erfüllungsgehilfen verursachten Schäden unbeschränkt.

9.2 Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter im Fall der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit unbeschränkt.

Im Übrigen haftet der Anbieter nur, soweit er eine wesentliche Vertragspflicht (Kardinalpflicht) verletzt hat. In diesen Fällen ist die Haftung auf den Ersatz des vorhersehbaren, typischerweise eintretenden Schaden beschränkt. Für einen einzelnen Schadensfall ist die Haftung auf den Vertragswert begrenzt, bei laufender Vergütung auf die Höhe der Vergütung pro Vertragsjahr.

Ergänzend und vorrangig ist die Haftung des Anbieters wegen leichter Fahrlässigkeit auf Schadens- und Aufwendungsersatz – unabhängig vom Rechtsgrund – insgesamt begrenzt auf 5 Prozent der seit Vertragsabschluss vom Kunden gezahlten Vergütung. Die Haftung gemäß 9.1 und 9.2 Satz 1 bleibt von diesem Absatz unberührt.

9.3 Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters auf Schadensersatz (§ 536 a BGB) für bei Vertrags-schluss vorhandene Mängel wird ausgeschlossen. § 9.1 und 9.2 bleiben unberührt.

9.4 Die Haftung nach den Vorschriften des Produkthaftungsgesetzes bleibt unberührt.

10. Höhere Gewalt

10.1 Der Anbieter ist von der Verpflichtung zur Leistung aus diesem Vertrag befreit, wenn und soweit die Nichterfüllung von Leistungen auf das Eintreten von Umständen höherer Gewalt nach Vertragsabschluss zurückzuführen ist.

10.2 Als Umstände höherer Gewalt gelten zum Beispiel Krieg, Streiks, Unruhen, Enteignungen, kardinale Rechtsänderungen, Sturm, Überschwemmungen und sonstige Naturkatastrophen sowie sonstige vom Anbieter nicht zu vertretende Umstände.

10.3 Jede Vertragspartei hat die andere Vertragspartei über den Eintritt eines Falles von höherer Gewalt unverzüglich und in textlicher Form in Kenntnis zu setzen.

11. Vertragsbeginn und -laufzeit, Kündigung

11.1 Der Vertrag tritt mit am Tag der betriebsfähigen Bereitstellung des gebuchten Paketes in Kraft. Die Mindestlaufzeit von docuvita online beträgt 12 Monate und beginnt mit dem Tag der Bereitstellung, es sei denn bei Buchung des wurden andere Konditionen vereinbart. Der Vertrag wird auf unbestimmte Zeit geschlossen.

11.2 Das Vertragsverhältnis kann von beiden Vertragsparteien frühestens zum Ablauf der Mindestlaufzeit mit einer Frist von 4 Wochen zum Monatsende gekündigt werden.

11.3 Vom Anbieter angekündigte Preiserhöhungen, die den Mietpreis des laufenden Vertrages berühren, berechtigen den Kunden zur außerordentlichen Kündigung.

11.4 Das Recht zur Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

12. Schlussbestimmungen

12.1 Der Kunde kann die Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag nur nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Anbieters auf Dritte übertragen. Der Anbieter ist hingegen berechtigt, die Rechte und Pflichten aus diesem Vertrag an ein Konzernunternehmen im Sinne von § 15 Aktiengesetz zu übertragen. Der Kunde wird hierüber von Anbieter schriftlich oder elektronisch informiert und ist in diesem Fall berechtigt, den Vertrag außerordentlich zu kündigen.

12.2 Für die vertraglichen Beziehungen gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist Augsburg.

12.3 Sollten einzelne Regelungen dieser Vereinbarung unwirksam sein, berührt dies im Übrigen nicht die Wirksamkeit der Vereinbarung. Die unwirksame Regelung ist in diesem Fall durch eine andere wirksame Regelung zu ersetzen, die dem Sinn und Zweck der unwirksamen Regelung weitestgehend entspricht.

13. Weitere Vertragsbestandteile

Wesentliche Bestandteile dieses Vertrages sind die folgenden, ergänzend geltenden Anhänge:

Anhang A: Leistungspflichten des Anbieters


 

Anhang A: Leistungspflichten des Anbieters

1. Bereitstellung der Standardleistungen

Der Anbieter stellt dem Kunden das docuvita DMS, dessen Inhalt und Umfang sich aus der folgenden Leistungsbeschreibung ergeben, mit der in Ziffer 3 bezeichneten Verfügbarkeit betriebsfähig bereit. Das docuvita DMS ist betriebsfähig bereitgestellt, wenn der Anbieter dem Kunden die Freischaltung mitgeteilt hat.

2. Funktionalität des docuvita DMS (SaaS)

Das docuvita DMS ist ein umfassendes Dokumentenmanagementsystem (DMS) für die Erfassung, Speicherung und Bearbeitung von Dokumenten sowie für die Informationsrecherche. Das DMS legt zudem die Basis für eine revisionssichere Dokumenten- und Mail-Archivierung.

2.1. Komponenten des docuvita DMS

Das docuvita DMS besteht aus den Softwarekomponenten

  • docuvita Server
  • docuvita Client

2.1.1. docuvita Server

Der docuvita-Server stellt die zentrale Verwaltungskomponente des Dokumentenmanagementsystems dar. Jede Zugriffsanfrage auf das Archiv ist ausschließlich über den docuvita-Server möglich. Sämtliche Dokumente werden in einer zentralen DMS-Datenbank verwaltet und vor unberechtigtem Zugriff geschützt.

Der docuvita-Server stellt Ihnen ferner einen Volltext-Index-Dienst zur Verfügung. Dieser indiziert Dokumente automatisch und ermöglicht so die Volltextsuche über Dokumentinhalte über das gesamte Archiv. Bei gescannten Dokumenten ist eine OCR-Texterkennung integriert, so dass auch diese im Volltext durchsucht werden können.

Der docuvita Server wird über ein Rechenzentrum bereitgestellt und ist für alle Arbeitsstationen (Client) ansprechbar. Um mit dem docuvita DMS zu arbeiten, muss sich jeder Mitarbeiter mittels Benutzername und Passwort autorisieren.

Der Anbieter behält sich vor, für die Datenspeicherung ein Datenbanksystem seiner Wahl einzusetzen.

2.1.2. docuvita Client

Auf den Arbeitsplatzrechnern, an denen mit dem Dokumentenmanagementsystem gearbeitet werden soll, wird der docuvita Client verwendet. Der webbasierte Client stellt dem Anwender eine grafische Bedienoberfläche für die Nutzung der einzelnen Funktionen des docuvita DMS bereit.

2.2. Infrastruktur

Das docuvita DMS wird in einem hochmodernen Rechenzentrum in Deutschland bereitgestellt. Der Zugriff durch die docuvita Clients erfolgt über eine Internetverbindung.

Das docuvita DMS wird durch eine spezielle Firewall vor unbefugter Nutzung geschützt.

Der Zugriff auf das docuvita DMS durch den Kunden erfolgt zudem über eine gesicherte HTTPS-Verbindung oder einem sog. virtuellen privaten Netzwerk (VPN).

Um Datenverlust vorzubeugen, werden die Dokumente einmal täglich mittels Datensicherung gespeichert.

3. Verfügbarkeit

Der Anbieter stellt dem Kunden die in Ziffer 2.1. und 2.2. bezeichneten Funktionalitäten im Rahmen der Sys-temverfügbarkeit zu den angegebenen Nutzungszeiten bereit, jedoch unter Ausschluss der in Ziffer 4 verein-barten Zeiten der geplanten Nichtverfügbarkeit.

  • Systemverfügbarkeit des docuvita DMS: 99%
  • Nutzungszeiten: 24 Stunden/Tag

Zeiten der Nichtverfügbarkeit auf Grund von Störungen oder sonstigen Ereignissen, die nicht vom Anbieter oder einem seiner Erfüllungsgehilfen verursacht sind, sind nicht auf die Systemverfügbarkeit anzurechnen.

4. Geplante Nichtverfügbarkeit

Der Anbieter ist außerhalb der in Ziffer 3 definierten Systemverfügbarkeit berechtigt, die Software- und/oder Hardware-Komponenten des docuvita DMS zu warten, zu pflegen und Datensicherungen vorzunehmen. Geplante Nichtverfügbarkeiten sind mit dem Kunde in Textform zu vereinbaren. Bei wichtigen Gründen wird der Kunde seine Zustimmung nicht unbillig verweigern.

5. Datenhoheit

Über das docuvita DMS hat der Kunde stets die Hoheit über seine gespeicherten Daten und Dokumente. Er kann diese selbsttätig aus dem System exportieren, um sie an einen anderen Speicherort zu transferieren.

Auf Anforderung und gegen Vergütung der anfallenden Kosten stellt der Anbieter dem Kunden diese Daten auch auf einem Speichersystem zur Verfügung:

  • Dokumente im archivierten Originalformat
  • Datenbank mit den gespeicherten Metainformationen des Archivs

Nach Vertragsende löscht der Anbieter den Datenbestand des Kunden im docuvita DMS.

6. Benutzerdokumentation

Die jeweils aktuelle Benutzerdokumentation wird separat in elektronischer Form bereitgestellt.