Revisionssichere Archivierung

„Revisionssicherheit“ – Ein Schlagwort, das einen beim Thema Archivierung nicht losläßt. Aber was bedeutet Revisionssicherheit eigentlich?

Die Revisionssicherheit eines Archivs misst sich in Deutschland insbesondere an den Anforderungen, Vorschriften und Bestimmungen des Handelsgesetzbuches (§§ 239,257 HGB), der Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO) und den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD), die seit Anfang 2015 gelten.

Steuer- und handelsrechtliche Vorgaben für die Revisionssicherheit

Darüber hinaus existieren weitere steuer- und handelsrechtliche Vorgaben, die es zu beachten gilt. Revisionssicherheit schließt sichere Abläufe, die Organisation des Anwenderunternehmens, die ordnungsgemäße Nutzung, den sicheren Betrieb und den Nachweis einer Verfahrensdokumentation ein. In Ableitung der HGB-Vorschriften gelten folgende Kriterien:

  • Ordnungsmäßigkeit
  • Vollständigkeit
  • Sicherheit des Gesamtverfahrens
  • Schutz vor Veränderung und Verfälschung
  • Sicherung vor Verlust
  • Nutzung nur durch Berechtigte
  • Einhaltung der Aufbewahrungsfristen
  • Dokumentation des Verfahrens
  • Nachvollziehbarkeit
  • Prüfbarkeit

Weitere Informationen zur Aufbewahrung und Archivierung elektronischer Rechnungen…

Warum revisionssichere Archivierung?

Die Einführung von elektronischen Prozessen für Archivierung und Dokumentenmanagement führt zu einer Beschleunigung der Geschäfts- und Unternehmensprozesse. Durch die verbesserte Informationsverarbeitung und durch kurze Recherchezeiten erhöht sich die Auskunftsfähigkeit gegenüber Geschäftspartnern, was oft auch zu höherer Kundenzufriedenheit führt. Durch die Nachvollziehbarkeit steigt zudem die Qualität der Geschäftsprozesse und Fehler werden – nicht zuletzt durch das schnelle Auffinden von Informationen – reduziert.

Fehlerhafte Aufbewahrung birgt hohe Risiken

Aufgrund fehlerhafter Aufbewahrung von elektronischen Unterlagen und der Nichteinhaltung gesetzlicher Vorschiften entstehen finanzielle Risiken z.B. durch Nachzahlungen von Steuern, oder durch Zwangsgelder bei der Verletzung von Mitwirkungspflichten.

Grundsätze für die revisionssichere Archivierung

Bei der Archivierung von elektronischen Daten und Dokumenten in digitaler Form sind die folgenden Grundsätze zu beachten:

  • Originär digitale Unterlagen (§ 146 Abs. 5 AO) müssen auf maschinell verwertbaren Datenträgern archiviert werden.
  • Originär digitale Unterlagen dürfen nicht ausschließlich in gedruckter Form aufbewahrt werden (z.B. Ausdruck einer E-Mail-Rechnung).
  • Bei maschinell auswertbaren Unterlagen (z.B. ERP-Daten / Finanzbuchhaltung) ist die Archivierung in maschinell nicht auswertbaren Formaten (z.B. ausschließlich als PDF-Datei) nicht ausreichend.
  • Alle Unterlagen müssen über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist (6 bzw. 10 Jahre) maschinell aufbewahrt bzw. archiviert werden.

Vermeiden Sie unnötige Risiken

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