Aufbewahrung elektronische Rechnung

Neue Regelungen mit GoBD 2015: Elektronische Rechnungen richtig aufbewahren und archivieren

Ebenso wie Papierrechnungen müssen Sie elektronische Rechnungen gemäß den gesetzlichen Anforderungen aufbewahren. Um den steuerlichen Anforderungen gerecht zu werden, müssen Sie Rechnungen immer im Originalformat aufbewahren. Das bedeutet für Sie: Erhalten Sie eine PDF-Rechnung, so ist diese PDF-Datei aufzubewahren. Befindet sich die Rechnung als Text in einer E-Mail gilt das analog für die Mail usw. Eine Aufbewahrung elektronischer Rechnungen als ausgedruckter Papierbeleg ist nicht zulässig! Das ersetzende Scannen von Papierrechnungen, also das Scannen und anschließende Vernichten des Papierbeleges ist hingegen erlaubt. War früher eine qualifizierte elektronische Signatur bei E-Rechnungen vorgeschrieben, sind diese nun seit dem 1. Juli 2011 durch das Steuervereinfachungsgesetz 2011 auch ohne Signatur gültig. 

Bisher musste die Aufbewahrung der elektronischen Rechnung den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GOB), den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GOBS) sowie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) entsprechen.

Zum 01.01.2015 hat das Bundesfinanzministerium mit den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die GDPdU und GoBS nun abgelöst. 

Die Aufbewahrung elektronischer Rechnungen hat so zu erfolgen, dass sie währen der Aufbewahrungszeit nicht geändert und jederzeit lesbar gemacht werden können. Daher scheidet die reine Speicherung auf der Festplatte meist aus, da die Dokumente vor Manipulationen schwer zu schützen sind. 

Um eine revisionssichere Speicherung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischen Archivsystemen zu gewährleisten, sind in Deutschland vor allem folgende Gesetze und Regelungen zu berücksichtigen:

  • Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB)
  • Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Die Aufbewahrungsfristen gelten für elektronische Rechnungen ebenso wie für Papierbelege: Steuerlich relevante Belege sind dabei volle zehn Jahre aufzubewahren. Ferner ist dabei Sorge zu tragen, dass digital auswertbare Rechnungen (z.B. im ZUGFeRD oder EDI-Format) über diesen Zeitraum auch maschinell auswertbar bleiben. 

Das Bundesministerium für Finanzen hat zu diesem Thema auch ein Informationsblatt herausgegeben. Dieses finden Sie hier…

Mit docuvita online können Sie Rechnungen gesetzeskonform aufbewahren und archivieren. Alle Änderungen werden dort protokolliert, unbefugte Manipulationen sind ausgeschlossen.

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