E-Mail-Archivierung

docuvita online archiviert Ihre Mails vollautomatisch, ohne Benutzereingriff. Dies bietet Ihnen eine Reihe von Vorteilen.

E-Mails werden normalerweise nach dem Empfang des Mailservers in den Posteingangsordner des Empfängers übermittelt. Von dort wird die Mail im Mailprogramm bearbeitet und dann üblicherweise gelöscht oder in einen „Archivordner“ verschoben. Für ein Unternehmen ergeben sich daraus eine Reihe von Fragen:

  • Ist diese Art der E-Mail-Aufbewahrung revisionssicher – z.B. für Eingangsrechnungen?
  • Was passiert mit den Mails eines Mitarbeiters, der das Unternehmen verlässt?
  • Kann ich die E-Mail-Korrespondenz zentral zugänglich machen, z.B. in der Kunden-, oder Projektakte?
  • Können Mails mit unterschiedlichen Zugriffsberechtigungen – etwa für abteilungsweiten Zugriff – versehen werden?
  • Genügt die Aufbewahrung auch gesetzlichen Vorschriften (Aufbewahrungsfristen, Unveränderlichkeit etc.)?

Sichere Aufbewahrung von elektronischer Post

Die manuelle Archivierung von E-Mails durch Mitarbeiter ist generell als problematisch zu betrachten: Einerseits ist nicht sichergestellt, dass wirklich alle Mails, die archiviert werden müssen, tatsächlich auch archiviert wurden. Andererseits besteht bei einem solchen Verfahren meist auch die Möglichkeit der Manipulation der E-Mails, bevor diese in ein Archiv wandern. Daher ist diese Methode oft ungeeignet für steuerrelevante Mails wie z.B. Rechnungen.

 

Wussten Sie, dass steuerrelevante Unterlagen im Original aufzubewahren sind? Der Ausdruck und die Papierablage einer per E-Mail erhaltenen Rechnung sind nicht ausreichend und kann bei Steuerprüfungen zu bösen Überraschungen führen.

Vollautomatische Archivierung und Ablage

docuvita online nimmt Ihnen hier viel Arbeit ab. Alle gesendeten und empfangenen Mails lassen sich direkt und vollautomatisch in docuvita archivieren – völlig ohne Benutzereingriff. Abhängig vom verwendeten Mailsystem ist sogar die automatische Zuordnung von archivierten Mails zu den jeweiligen Adressakten (Kunden, Lieferanten usw.) in docuvita möglich. Unsere erfahrenen Spezialisten beraten Sie hier gerne.

Die Vorteile im Einzelnen:

online20x20 Zeitersparnis und Sicherheit durch vollautomatische Archivierung ohne Benutzereingriff

online20x20 Zentrale Speicherung aller E-Mails unabhängig vom verwendeten Mailsystem

online20x20 Keine Informationsinseln: E-Mails werden wie andere Dokumente in einem einheitlichen System archiviert

online20x20 Unternehmensweite Recherchemöglichkeit über alle Postfächer – auch wenn Mitarbeiter das Unternehmen verlassen

online20x20 Rechts- und revisionssichere Aufbewahrung steuerrelevanter E-Mails

Sie haben bereits ein E-Mail-Archiv? Kein Problem! Wir übernehmen Ihre Altdaten – fragen Sie uns einfach.

Weitere Gründe für docuvita online