Elektronische Akten

Elektronischen Akten wird zu Recht ein enormes Einsparpotenzial für Unternehmen nachgesagt. Mit docuvita online arbeiten Sie mühelos mit digitalen Kundenakten, Personalakten, Projektakten u.v.m.

Eine digitale Akte verwenden Sie dabei genauso, wie Sie es bisher von klassischen Papierakten gewohnt sind: Sie holen sich die Akte, legen sie auf Ihren Arbeitsplatz, suchen Informationen darin, oder legen dort neue Dokumente ab.

Intuitives Arbeiten

Mit docuvita online geht das sehr elegant und einfach: Das geht schon beim „Holen“ einer Akte los. Anstatt zum Regal zu laufen, um dort vielleicht sogar festzustellen, dass die gewünschte Akte gerade beim Kollegen ist, suchen Sie sich die Akte in docuvita einfach über Suchbegriffe oder blättern durch den Aktenbestand. Auf Knopfdruck liegt die Akte vor Ihnen und Sie können jederzeit neue Unterregister – sprich Ordner – oder neue Dokumente anlegen. Dabei können Dokumente nicht nur in einer Akte vorkommen. Eine einfache Verknüpfung, also ein „Link“ wie im Internet, auf ein Dokument und schon ist dieses in mehreren Akten vorhanden, obwohl das Original nur ein einziges Mal existiert.

Ihr Einsparungspotenzial ist riesig…

Vorbereitete digitale Akten

Alle Akten in docuvita online besitzen Merkmale, vergleichbar mit einer Art „Deckblatt“, auf dem wichtige Akteneigenschaften vermerkt sind. Im Falle einer Kundenakte sind das z.B. der Kundenname, Kundennummer, Adresse oder Telefonnummer. Personalakten führen Informationen zu Ihren Mitarbeitern mit, also Name, Anschrift, Versicherung, Urlaubsanspruch usw. Welche Informationen auf Ihrer Akte gespeichert werden, entscheiden Sie.

Die Vorteile digitaler Akten

online20x20 Verfügbarkeit von jedem Ort aus (Stichwort: Webclient)

online20x20 Verbesserte Sicherheit: Zugriffsschutz durch individuelle Berechtigungen.
Auch der Inhalt kann selektiv über Berechtigungen einzelnen Personengruppen zugänglich gemacht werden.
Papierakten können von jedem eingesehen werden, der an die Akte heran kommt.

online20x20 Hohe Zeitersparnis: Schnelle Suche innerhalb einer Akte oder über den gesamten Aktenbestand

online20x20 Schonunng von Ressourcen: Kopien eines Dokumentes für mehrere Akten oder Ablageorte entfallen komplett

Weitere Gründe für docuvita online