Dokumentenmanagement

docuvita online ist mehr als ein Archivsystem im Internet. Konsequent als Dokumentenmanagementsystem entwickelt, bietet es Ihnen alle Funktionen, die zum aktiven Arbeiten mit Dokumenten und elektronischen Akten notwendig sind. Im Gegensatz zu herkömmlichen Archivsystemen, bei denen Dokumente normalerweise in einem oder mehreren Archiven liegen, werden in docuvita alle Dokumente in Akten oder Ordnerstrukturen abgelegt – ganz so, wie Sie es auch bisher von der Arbeit mit Aktenordnern oder der Sortierung von Dateien auf Ihrem Computer gewohnt sind. Dank der erprobten docuvita-Technologie spielt es dabei keine Rolle, ob Sie nur einige hundert oder gar zehntausende Akten führen wollen. In docuvita kann ein Dokument auch an mehreren Orten (Ordnern oder Akten) Verknüpfungen erhalten. Somit ist es möglich, z.B. die Lieferantenrechnung gleichzeitig beim Lieferanten und in der Projektakte abzulegen. Lästige Mehrfachablage und Kopieren von Papierdokumenten gehört damit definitiv der Vergangenheit an.

Mehrfachablage und Kopieren von Dokumenten gehört der Vergangenheit an

Aber egal, wo Sie ein Dokument abgelegt haben, Sie finden es wieder: docuvita online führt für Sie im Hintergrund ein „Inhaltsverzeichnis“ aller abgelegten Objekte, also Dokumente, E-Mails, Akten usw. Dieses Inhaltsverzeichnis – wir nennen es Volltextindex – basiert auf führenden Technologien und ermöglicht es Ihnen den gewünschten Inhalt im gesamten System in Sekundenschnelle über die Volltextsuche zu finden. Die Zeitersparnis hier ist enorm.

Beispielrechnung zur Wirtschaftlichkeit

Wissensmanagement – docuvita online ist Ihr Unternehmensgedächtnis

Sobald Sie ein Dokument in docuvita online speichern, wird dieses automatisch durchsucht und der Inhalt im Volltextindex aufgenommen. Bei gescannten Dokumenten sorgt die integrierte optische Texterkennung (OCR) für hohe Erkennungsraten. Mussten Sie früher wissen, wo Sie ein Dokument abgelegt haben, um es zu finden – mit docuvita online genügen Ihnen Stichworte, die im Text enthalten sind. Egal ob E-Mails, gescannte Eingangsrechnungen oder andere Schriftstücke – docuvita online erinnert sich an alles. Selbstverständlich können Sie auch jedes Dokument mit eigenen Schlagworten versehen, sodass Sie beispielsweise gezielt nach einer Rechnungsnummer suchen können.

Teamwork – Share with anyone – anywhere

Dank der Web-Technologie von docuvita online ist es einfach, bestimmte Informationen mit Kollegen oder auch Kunden zu teilen. So können Sie beispielsweise Ihren Kunden die Möglichkeit geben, Rechnungen und Lieferscheine direkt in docuvita online jederzeit selbst abzurufen. Ihre Kollegen im Außendienst haben ebenso Zugriff auf die Kundenakten, wie Ihr Vertrieb – und das sogar gleichzeitig. Dokumente können direkt aus docuvita online heraus bearbeitet werden. Nach dem Speichern wird automatisch eine neue Version erzeugt, sodass alle Änderungen jederzeit nachvollzogen werden können. Die ausgefeilten Zugriffsrechte in docuvita online sorgen dabei dafür, dass jeder nur das sieht, was auch für ihn bestimmt ist.

Weitere Gründe für docuvita online